Melhores Práticas para COMPARTILHAR relatórios dentro e fora da empresa

Leonardo Karpinski

Leonardo Karpinski

Mestre do Power BI, criador do Curso Express de Power BI e Curso Completo de Power BI. Formou mais de 16 mil alunos nos últimos anos e participou de projetos em grandes empresas nacionais e multinacionais.

Olá, tudo bem?!

Você já precisou mostrar para alguém do seu time um relatório criado no Power BI? Quer saber como compartilhar seu portfólio com um link público? Hoje falaremos sobre os modos de compartilhamento de relatórios e as melhores práticas.

Antes de começar, deixarei este link para acessar às melhores lives antigas: do meu canal https://aprendapowerbi.com.br/playlist-lives-semanais/

Formas de compartilhamento

As principais formas de compartilhamento são:

  1. Link público
  2. Inclusão de usuários no Workspace
  3. Compartilhamento individual de relatórios e dashboards
  4. Compartilhamento de Aplicativo
  5. Inserindo no Sharepoint
  6. Inserindo em site/portal
  7. Power BI Embedded
  8. Microsoft Teams

Link Público

Essa forma de compartilhamento não exige licença, ou seja, é grátis. Porém, não tem nenhum tipo de segurança! Seu relatório ficará disponível para qualquer um acessar, inclusive os dados utilizados no relatório.

Não é possível aplicar nenhum tipo de filtro de acesso, nem via RLS (Row Leve Security) nem na URL.

Acesse https://app.powerbi.com/ e habilite a nova aparência do PBI Online senão você pode não encontrar alguns botões que mostrarei a seguir, beleza?!

Figura 1: Habilitando nova aparência

Quando estiver no link do relatório publicado, procure pelo botão Compartilhar Inserir relatório Publicar na Web (público):

Figura 2: Publicando na Web

Aparecerão duas janelas de confirmação:

Figura 3: Confirmar a publicação

Depois disso, aparecerá dois links: um é para você enviar para qualquer pessoa, e ela acessará o relatório diretamente no navegador. Não precisa de mais nada para acessá-lo. O outro link (HTML) serve para você inserir no seu site, blog, etc.

Criei uma página de teste para te mostrar como fica a inserção desse link no meu site, veja:

Figura 4: Inserção do código HTML em um site

Compartilhamento individual de relatórios e dashboards

Nessa opção, tanto quem compartilha como quem recebe o relatório precisa ter a licença PRO. Mas dessa vez, temos um compartilhamento seguro! Se você acessar o link numa guia anônima do seu navegador, verá que ele pedirá para logar.

Caso você queira remover o acesso de determinada pessoa, que sei lá, mudou de área ou saiu da sua empresa, basta clicar no botão “Compartilhar” Acessar Gerenciar permissões Três pontinhos ao lado do nome do usuário que deseja remover Remover acesso:

Figura 5: Editando o acesso ao relatório de um usuário

Figura 6: Removendo acesso

O usuário que vai receber o relatório compartilhado poderá ter o direito de criar novos relatórios em cima dos mesmos dados, ou seja, em cima do mesmo Conjunto de Dados. Isso porque o Power BI compartilha também o Conjunto de Dados. Isso chama-se permissão de “Build”. Por isso, irá aparecer uma nova janela perguntando se você também deseja remover o acesso ao conjunto de dados, veja:

Figura 7: Remover também o acesso ao conjunto de dados

Inclusão de usuários no Workspace

Nessa opção você vai precisar da licença PRO. A ideia aqui é você ter um workspace com o(s) relatório(s) que quer compartilhar e adicionar usuários nesse workspace. Para isso, veja um exemplo na tela a seguir:

Repare que eu cliquei em Workspace → Dashboards a venda → Acessar.

Após isso, aparecerá uma aba para que você possa adicionar os usuários:

Figura 8: Adicionando usuários ao Workspace

Repare que após inserir o e-mail do usuário, você poderá definir que tipo de função esse usuário terá no seu workspace (isso será aplicado a todos os relatórios que estiverem lá). Há quatro tipos: Administrador, Membro, Contribuidor e Visualizador. Para entender direitinho a diferença entre essas funções, consulte a documentação oficial e veja qual se encaixa melhor no seu cenário: https://docs.microsoft.com/pt-br/power-bi/collaborate-share/service-new-workspaces

Repare que o usuário pode ser membro de no máximo

Workspaces

Compartilhamento de Aplicativo

Se você pensou em baixar algum programa no seu celular, calma aí! Um aplicativo nada mais é que uma cópia de leitura do seu Workspace. Cuidado para não confundir com o Power BI mobile, ok?! Para poder criá-lo você precisará ter uma licença PRO.

Além disso, você também precisa habilitar o compartilhamento desse aplicativo no Portal de Administração, lá no PBI Online:

Figura 9: Habilitando a publicação de aplicativos

Para mais detalhes, acesse: https://docs.microsoft.com/pt-br/power-bi/admin/service-admin-portal#template-apps-settings

Observe que:

– Só é possível ter um único App por Workspace;

– Você pode limitar quais relatórios/dashboards incluir neste App;

– Tem um vídeo completo de como criar um do zero aqui: https://www.youtube.com/watch?v=mrY6SbNScGU

– Esta é a forma mais indicada de compartilhamento para grandes audiências;

Essa opção é a que está no meio termo se você compará-la com as opções Inclusão no Workspace e Compartilhamento individual porque permite que você compartilhe determinados relatórios de uma vez. Veja na figura a seguir que basta selecionar “Sim” no flag “Incluir no aplicativo” e depois clicar em Criar Aplicativo.

Figura 10: Aplicativos

Todos os relatórios que marquei “Sim” aparecem para o usuário dessa forma (olha que bacana esse menu lateral):

Figura 11: Visualização dos relatórios do aplicativo

Vamos à próxima opção de compartilhamento!

Sharepoint

Figura 12: Obtendo link para o Shrepoint

Para compartilhar o relatório no Sharepoint, basta você acessar o relatório ir em Compartilhar → Inserir relatório → Sharepoint Online → Copiar o link que aparecerá.

Com isso, aparecerá um link para você embeddar seu relatório na página do Sharepoint. Lá na página basta você procurar por POWER BI após clicar no botão “+”.

Figura 13: Adicionando relatório no Sharepoint

Agora, cole o link no campo destacado e depois clicar em Adicionar relatório:

Figura 14: Colando o link do relatório

Repare que essa opção, semelhante às demais (exceto compartilhamento de link público), também exige licença PRO tanto para quem compartilha quanto para quem visualiza.

Além disso, a pessoa que for visualizar precisa ter a permissão de visualização do relatório. Ou seja, eu preciso compartilhar com ela antes utilizando uma das três últimas opções que falei aqui em cima, beleza?!

Inserindo em Relatório em Site ou Portal

A próxima forma de compartilhamento é inserindo o iframe no seu site. Vá no relatório, clique em Compartilhar → Inserir Relatório → Site ou Portal e copie o link HTML com o iframe para embedar o relatório no seu site.

Figura 15: Obtendo iframe

Essa forma segura de embeddar o relatório permite que, por exemplo, o usuário possa exportar os dados de algum visual para o Excel, veja:

Figura 16: Possibilidade de exportação de dados

Da mesma forma que a anterior, também preciso ter compartilhado o relatório com ela previamente, beleza?!

Power BI Embedded

Nessa forma de compartilhamento, não é necessário licença PRO para usuários. Veja mais alguns detalhes:

  • Controle do acesso é feito diretamente pela aplicação/software
  • Utilizado quando eu quero que o usuário veja seus relatórios sem precisar de conta no Power BI
  • É preciso adquirir outro tipo de licenciamento, chamado “Power BI Embedded”, que você adquire pela Azure;
  • Cobrança é por hora e depende da capacidade do servidor que você alocar;
  • Menor valor possível de ser pago é $1 por hora na capacidade A1, mais ou menos $760 por mês;
  • Você pode pausar quando não estiver usando, obviamente que o relatório nestas horas não irá renderizar;
  • Dê uma olhada no Playground que a Microsoft disponibilizou: https://microsoft.github.io/PowerBI-JavaScript/demo/v2-demo/index.html e,
  • Se você atribuir um Workspace à capacidade Premium, os usuários que irão consumir os conteúdos não precisam ter licença PRO.

Tem um curso da própria Microsoft voltado para esse tipo de usuário (desenvolvedor): https://www.youtube.com/watch?v=dv-ep90wse8&list=PL1N57mwBHtN1AGWHnJMhtvJCIG_IlC07D&index=1 

Microsoft Teams

Repare que você pode também compartilhar o relatório no Teams… É como se você tivesse o relatório num navegador dentro do Teams. Da mesma forma que nas opções anteriores, precisa também de uma licença PRO.

Veja mais detalhes na documentação da Microsoft aqui.

Se você atribuir um Workspace à capacidade Premium, os usuários que irão consumir os conteúdos não precisam ter licença PRO

Para saber mais sobre licenciamento Premium, temos um artigo aqui: https://aprendapowerbi.com.br/guia-definitivo-licenciamento-do-power-bi-free-x-pro-x-a1-x-em1-x-p1/

Dúvidas finais

Durante a Live #38, alguns participantes tiveram as seguintes dúvidas:

Éber Felipe Araújo
​Léo, opção 4 e 7 as questões de rls são as mesmas? Eu defino o mesmo e-mail da conta pro e ele faz o login e já ativa o rls?

Sim

M Finotti
​Consigo baixar o pbix de um relatório publicado que não seja meu?

Não

Ricardo Silva
​A forma de compartilhar externamente com cliente sem ter nenhuma licença, seria premium com embedded?

Para que o cliente não tenha conta no Power BI, pode ser com o Embedded.

Anchieta Coelho
​@Leonardo Karpinski – Mestre Power BI , como compartilhar dados apenas corresponde ao vendedor? Temos 10 vendedores, cada um só pode ver suas vendas.

Utilizando Row Level Security: Live #29 que está nesse link do Blog

Gabriel Cardoso
​Leo , se eu compartilhar por e-mail o arquivo do Power bI (pbix) outra pessoa consegue abrir?

Consegue, mas você não deveria fazer isso e ela só vai conseguir atualizar os dados se tiver acesso a eles.

Diogo Granja
​Estou começando a prestar consultoria, como faço para compartilhar com meus clientes os relatórios? Tem que estar dentro da mesma organização da minha conta no Power BI?

Você tem 3 opções: 1) você criar um usuário para o cliente no seu domínio: nomedocliente@seudominio.com.br; 2) você compartilhar diretamente para o e-mail do usuário no domínio dele e, 3) utilizando o Power BI Embedded

MATHEUS AMARAL PARREIRAS
​Leo como devo pedir a fonte de dados de outra organização para trabalhar em cima deles?

Veja o artigo: https://aprendapowerbi.com.br/virei-consultor-como-conectar-e-atualizar-a-base-dos-clientes/

Luciano Ladeia
​Leo … Boa noite! O usuário que está no período de 60 dias gratuito consegue compartilhar Dashboards?

Sim, ele tem acesso completo ao licenciamento PRO

Ricardo Silva
​Desculpe a insistência, me expressei errado, imagina um DW com inúmeros clientes na mesma base, alguma dica para evitar que algum cliente consiga acessar os dados que não pertença a ele e não o BD?

Você deve usar RLS para garantir que seja aplicado um filtro prévio de acordo com o cliente que tá acessando..

Fabricio Duarte
Fale sobre a segurança conectando direto um PostgreSQL. Afinal, coloco o caminho, porta, login e senha no pbi.

Ao publicar um Relatório, o Power BI não envia as credenciais ao relatório online, nem ao conjunto de dados online. Todo o processo de autenticação é feito pelo Gateway, e o cliente não tem acesso ao Gateway.

Renato Freitas
​Vi uma opção disponibilizando o link público, porém no Dashboard existia a primeira página para inserir usuário e Senha, o que acha desta opção para MVP.

Assista a um dos últimos vídeos do Planilheiros

Por fim, deixo como sugestão esse artigo do blog: https://powerbiexperience.com/pt/como-compartilhar-um-unico-relatorio-para-todos-seus-clientes/. Pode ser útil se você tiver começando a entrar nesse mundo da consultoria em BI.

Pronto! Fechou!
Espero que tenha gostado e se tiver dúvidas e sugestões de temas para próximas lives, comente aqui!

Até a próxima,
Leonardo.

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