Como compartilhar um ÚNICO relatório para TODOS seus clientes

Leonardo Karpinski

Leonardo Karpinski

Mestre do Power BI, criador do Curso Express de Power BI e Curso Completo de Power BI. Formou mais de 16 mil alunos nos últimos anos e participou de projetos em grandes empresas nacionais e multinacionais.

Fala, pessoal! Responde aí: Alguns dos seus clientes possuem a mesma estrutura de dados e você quer saber como compartilhar um único relatório com todos eles? Quer entender melhor as opções de compartilhamento do Power Bi? O conteúdo de hoje é sobre isso!

O foco principal nesse artigo é para quem possui clientes com bases iguais – clientes de mesmo ERP, por exemplo, onde cada cliente tem um banco de dados ou um arquivo específico. É bem chato ter que compartilhar um relatório diferente para cada cliente, né?! Vamos mostrar como podemos simplificar isso!

Primeiro vamos citar quais as formas de compartilhamento disponíveis. Para entregar a solução para seu cliente, você possui duas opções:

  • Publicando os relatórios na web (link público)
    » Vantagem: sem necessidade de licenciamento (100% gratuito)
    » Desvantagem: relacionado à segurança
  • Publicando no seu domínio ao criar um e-mail para cada cliente (ex: cliente1@seudominio.com.br)
    » Licenciamento: Pro para quem publica e Pro para o cliente ($9,90 por mês)
    » Desvantagem: relacionado ao controle de muitos usuários ou o cliente achar ruim ter que guardar um acesso que não é no domínio dele
  • Publicando no seu domínio e compartilhando para o cliente no e-mail do cliente (compartilhamento entre domínios)
    » Licenciamento: Pro para quem publica e Pro para o cliente
    » Desvantagem: o cliente terá dois acessos ao Power Bi
  • Utilizando o Power Bi Embedded A
    » Licenciamento de Usuário: apenas Pro para quem publica
    » Licenciamento de Capacidade: Planos Embedded A (Azure)
    » Desvantagem: precisa de um BOM programador porque exige conhecimentos técnicos de desenvolvimento

Fizemos um esqueminha:

Figura 1: Opções de Compartilhamento

Ah, não citamos o Power Bi Premium, beleza?! Ele é bem mais caro! Outra coisa: por ser uma solução mais complexa, não entraremos em detalhes sobre o Power Bi Embedded. Podemos falar desses tópicos em outro artigo, ok?!

Se quiser saber mais detalhes sobre as características sobre o PBI Embedded (preços, limites, etc) clique aqui. E se quiser saber mais sobre o Power Bi Pro, clique aqui.

Etapa Inicial

Criando parâmetros

Vamos simular uma conexão numa base de demonstração que temos no SQL Server. Após clicar em Obter DadosBanco de Dados SQL Server Analysis Services → Seleção da Tabela (no nosso caso ela se chama Customer), vamos precisar criar também 2 parâmetros para o nome do servidor e nome do database do cliente.

O primeiro, chamaremos de ServerSQL – imagine que cada cliente tenha um banco de dados estruturados exatamente igual a esse localhost que usamos em Valor Atual:

Figura 2: Criando parâmetro ServerSQL

O segundo parâmetro chamaremos de DataBaseSQL, veja:

Figura 3: Criando Parâmetro DataBaseSQL

Agora, devemos editar o código M referente à conexão daquela nossa tabela (Customer). Clique na tabela e depois em Editor Avançado e faça as seguintes alterações (adicionando os nomes dos parâmetros que criamos):

Figura 4: Editando código M

Note que com o Excel, poderíamos fazer o mesmo procedimento de criar os parâmetros e alterar os trechos do código M (Fonte e Tabela).

Ao final, clique em Fechar e Aplicar.

Criando um Workspace para cada cliente

Devemos agora criar um Worskpace para cada cliente no Power Bi Online. Acesse, com suas credenciais, a página de login do Power Bi no navegador web e siga as etapas:

Figura 5: Criando um Workspace no PBI Online

Basta ir no menu lateral da esquerda, selecionar Workspaces e Criar um Workspace. Insira o nome do cliente e depois clique em salvar.

Figura 6: Criando um Workspace para cada Cliente

Agora, vamos voltar no Power Bi Desktop e clicar em Publicar. Selecione o Workspace do cliente que deseja publicar o relatório, veja:

Figura 7: Publicando o relatório para o cliente 1

Note que você terá que fazer essa publicação para cada cliente e a notícia boa é que dá para automatizar isso, por exemplo, usando scripts em Powershell. Bacana, né?!

Voltando no Power Bi Online precisaremos editar algumas configurações. No Workspace de cada cliente deveremos editar os mesmos parâmetros que criamos no Power Query. Veja:

Figura 8: Editando configurações do Conjunto de Dados

Agora, procure Parâmetros e troque os nomes abaixo (no fim, clique em Aplicar):

Figura 9: Editando Parâmetros do Relatório no PBI Online de cada cliente

Ah, lembre-se de configurar Conexão de Gateway para cada cliente também, ok?! Só precisará fazer isso na primeira vez que publicar.

Por fim, devemos atualizar o Conjunto de Dados e Programar as atualizações automáticas.

Publicação na Web (grátis)

Agora vamos simular uma publicação na web. Essa é aquela nossa primeira opção, onde não precisamos pagar nada porém, com algum risco de vazamento do link. Para isso, ainda no Power Bi Online, vá até o relatório que você criou → Clique no botão de três pontinhos → Incorporar → Publicar na Web.

Figura 10: Publicando na Web

Veja que após isso, o PBI gerará um link para você compartilhar com qualquer pessoa e também um código HTML para você utilizar no seu site ou blog. Veja:

Figura 11: Gerando acesso ao relatório através de link ou frame

Você pode ser levado a pensar: Se meu site/portal tiver login e senha, passaria a ser seguro o compartilhamento já que somente o usuário teria acesso, certo?! – Errado!

Imagine que você tenha um site e adicione esse código HTML para disponibilizar o relatório nele. Qualquer pessoa que acessá-lo poderá clicar com o botão direito na página e acessar o código fonte do frame:

Figura 12: Acessando o código fonte do frame

Veja que ao clicar em Exibir código fonte do frame, aquele link para o relatório ficará disponível e a pessoa que tiver acesso a ele poderá compartilhá-lo com qualquer pessoa. Um perigo né?!

Figura 13: Descobrindo link do Relatório através do código frame

Publicação no seu domínio

Ja na segunda opção de compartilhamento você comprar uma licença PRO para cada cliente no seu domínio. Ou seja, mesmo que o cliente já tenha um acesso PRO na empresa dele, você precisará necessariamente conceder outro, mas no seu domínio. Nessa solução você deverá criar um usuário para cada cliente no Power Bi Online, assim:

Figura 14: Adicionando usuários no meu domínio

Após adicionar os usuários, você deve configurar o e-mail (cliente1@seudominio.com.br) e a senha de cada um.

Por fim, basta compartilhar o relatório que você criou com cada cliente:

Figura 15: Compartilhando relatório com cliente

Veja que estamos compartilhando apenas o relatório com o cliente, ou seja, não estamos disponibilizando o acesso ao nosso Workspace então o cliente não poderá baixar o arquivo .PBIX, ok?!

Vamos à próxima opção de compartilhamento?!

Compartilhamento entre domínios

Nessa opção, ao invés de você adicionar um usuário como foi ilustrado na figura 14, vamos apenas clicar em compartilhar e adicionar o e-mail do cliente (ele deve possuir licença PRO):

Figura 16: Compartilhando relatório com cliente

Ah, uma coisa importante: essa opção de compartilhamento precisa estar ativada em Configurações de compartilhamento e de exportação, beleza?! Basta ir em Painel de Administração e deixar habilitada essa opção, conforme imagem abaixo:

Figura 17: Habilitando compartilhamento com usuários externos

O cliente receberá um link para acessar o relatório naquele e-mail inserido ali em cima. Veja que por mais que ele receba o link do compartilhamento no e-mail, ele somente conseguirá acessar o relatório se possuir a licença PRO. Veja a mensagem que aparece ao clicar no Relatório compartilhado:

Figura 18: Tentando acessar o relatório sem licença PRO

Karpa, no compartilhamento entre domínios diferentes, o cliente poderia ter acesso total aos dados do report? Ou seria apenas visualização?

P., Raphael

Sim. Para habilitar isso basta ir Portal de Administração (clicando no botão de engrenagem do PBI Online) e clicar em habilitar nesse tópico:

Figura 19: Habilitando acesso do cliente ao conteúdo total do relatório

Com essa configuração habilitada o cliente poderá colaborar com você, criando Workspaces, editando e gerenciando conteúdo, et.

Ah, mais uma coisa: temos também a possibilidade (com a conta PRO) de incorporar o relatório em nosso site ou blog. Para isso, basta acessar o relatório clicando no nome do relatório:

Figura 20: Acessando o relatório do cliente

Depois, basta você clicar nos 3 pontinhos → Incorporar → Site ou Portal. Veja:

Figura 21: Incorporando relatório ao site ou portal

Agora, mesmo esquema que explicamos no compartilhamento na web: basta copiar o código HTML e colar em seu Site ou Portal.

Figura 22: Copiando o código frame

Note que, diferente da opção de compartilhamento na web de forma gratuita (link público), nessa opção (com a conta PRO), ao incorporar o relatório em seu site ou no site do cliente, o usuário só conseguirá acessá-lo após realizar o login com a conta (PRO). Veja no site como aparece:

Figura 23: Incorporando o relatório no seu domínio

Vale lembrar que, para compartilhar de forma segura, seja no seu site, no SharePoint Online, no Teams etc é a mesma regra: só pode compartilhar e visualizar o relatório com a conta PRO, beleza?!

Bom, galera! O conteúdo desse post foi baseado na Live #21 Mestre Power BI – Como compartilhar um ÚNICO relatório para TODOS seus clientes.

Espero que tenham curtido! Até a próxima!

Abraços,
Leonardo.

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